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費用報銷的審核是財務部門日常的重要工作之一，也是財務管理中對于企業(yè)風險控制的關鍵環(huán)節(jié)。費用報銷中涉及的費用種類多種多樣，審核的事項不復雜但瑣碎，雖然大部分企業(yè)都使用OA等系統(tǒng)流程對費用報銷加以控制，但在審批過程中依然會出現(xiàn)各種問題影響財務審核的效率。

我們可以將財務在費用報銷審核中需要關注的要點劃分為五大類，依據(jù)不同的類別來把握關鍵，這樣可以有效提升審核工作的效率，一定程度上可以緩解財務部門與其他部門之間的矛盾，同時能夠降低企業(yè)的相關風險。

要點一：費用報銷人提供信息的真實性

費用報銷流程的起點是有報銷人填寫信息、提交資料后發(fā)起流程，然后各環(huán)節(jié)的審批人針對提交的信息資料進行審核，審核無誤后由財務部門進行報銷，將相應款項支付給報銷人。財務部門進行費用報銷審核，即是對報銷人提交信息的審核，那么首先就需要確保信息的真實性。

對于信息資料真實性的審核，可以分為兩個層面，第一層面就是信息資料本身的真實性。費用報銷流程中，最常見的報銷資料就是發(fā)票，報銷人會將發(fā)票掃描件上傳作為附件，同時也會將票據(jù)原件遞交到財務部。財務部負責費用報銷審批的人員，需要核實發(fā)票的真實性，查看發(fā)票上的字跡是否清晰、字體大小是否一致、是否出現(xiàn)印刷錯位等問題。特別是對于部分大額發(fā)票以及報銷差旅費提交的外省發(fā)票，需要在對應地區(qū)的稅務局網站驗證其真?zhèn)?，如果確定為假發(fā)票，財務部有權拒絕報銷，并將假發(fā)票退還給報銷人。

審核的第二層面就是費用報銷所對應的業(yè)務發(fā)生的真實性。發(fā)票顯示的開票項目與報銷申請?zhí)峤坏脑蚴欠褚恢?？差旅提交的住宿費發(fā)票顯示的地區(qū)與報銷人的出差地點是否一致？開票時間是否在出差時間范圍內？機票、高鐵票上顯示的姓名是否與報銷人一致？想要確保業(yè)務的真實性，就需要報銷人提交的信息資料能夠形成完整的證據(jù)鏈條，來證明業(yè)務行為的確實發(fā)生。

例如某部門需要一個移動硬盤，自行購買后申請費用報銷。財務部在審核時，單憑一張發(fā)票能夠確認購買硬盤這個行為嗎？如果再加上網購平臺的訂單信息呢？訂單加發(fā)票肯定比單獨的一張發(fā)票更具有證明力。這就是為何有些企業(yè)在各部門申請餐飲招待費報銷時，需要報銷人提交點餐單據(jù)等作為附件方可審批，目的都是為了能夠獲取更多的證據(jù)來佐證業(yè)務的真實性，確保企業(yè)不遭受額外的損失。

要點二：費用報銷信息的準確性

首先需要檢查提交的費用報銷的金額準確性。發(fā)票顯示的各項明細金額與加總合計金額是否一致？提交的報銷流程中顯示的各項費用合計與發(fā)票金額合計是否一致？如果不一致，發(fā)票金額可以高于提交報銷的金額，但不能低于報銷金額。提交流程的各項費用明細金額是否與發(fā)票能夠對應，例如提交報銷共計600元，其中交通費200元，招待費400元，提交的發(fā)票合計總額與報銷金額一致，但其中交通費發(fā)票100元，招待費發(fā)票500元，這種情況就無法通過準確性的核驗。

其次需要考慮發(fā)票類別的準確性，按照費用報銷的類別，是否提交了相對應的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票？企業(yè)規(guī)定采購辦公用品需要對方開具增值稅專用發(fā)票，但報銷人卻提交的增值稅普通發(fā)票；招待客戶用餐的餐費，報銷人提交增值稅專用發(fā)票，這類情況都屬于發(fā)票類別不準確，需要與報銷人溝通了解原因，及時協(xié)調進行換票處理。如發(fā)票后附有明細清單，清單是從發(fā)票系統(tǒng)中打印還是其他方式提供，也會影響對于準確性的判斷。

最后還需要考慮費用報銷所對應的部門、業(yè)務線、客戶、項目等，為滿足企業(yè)內部管理需要而進行的劃分的準確性。費用報銷流程中所對應的部門、項目等信息的準確，會影響財務核算的精細度和準確性，提交報銷時胡亂填寫這些信息，會導致財務數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，影響后續(xù)的財務分析和預算管理工作，也會導致管理層對各部門的工作結果評價出現(xiàn)偏離，影響績效考核結果。

如果企業(yè)采用OA等系統(tǒng)進行費用報銷流程的控制，需要在系統(tǒng)中維護部門、業(yè)務、產品、客戶、項目等基礎信息，同時需要關注這些信息的更新以及跨系統(tǒng)信息的一致性。避免出現(xiàn)OA系統(tǒng)中的部門名稱、客戶名稱、項目名稱等與合同管理、CRM、財務系統(tǒng)等不一致的情況，減少數(shù)據(jù)核對所浪費的時間，提高工作效率。

要點三：費用報銷額度是否在標準內

對于報銷金額的衡量標準并不是唯一的，根據(jù)報銷費用類別的不同，這個標準可能是這類費用對應的季度、年度或者項目預算金額，也可能是費用報銷制度中按照職位、職級設定的額度。

例如差旅住宿費的報銷，在相關制度中對于不同級別員工能夠享受的不同規(guī)模城市的住宿費額度有規(guī)定，那么財務部在審批時就需要按照規(guī)定對提交的住宿費進行審核，對超出額度的部分不予報銷；日常辦公用品的采購，企業(yè)并沒有按照員工級別規(guī)定額度，而是制定了部門預算，按照季度進行控制，那么在審核時就需要計算當季已經使用的額度，用來判斷此筆費用是否超預算、能否報銷。

部分企業(yè)可能會在一些平臺設立企業(yè)賬號，然后將員工納入到企業(yè)中進行使用額度分配，例如企業(yè)滴滴就可以按照員工設定每月不同的打車費額度。這種情況下，財務部省去了審核每筆交通費報銷的時間，但每月需要對當月企業(yè)賬號額度的使用情況進行審核，避免有員工利用企業(yè)資源來處理私人事項，造成企業(yè)資源浪費，增加成本負擔。

如果在審核時發(fā)現(xiàn)報銷額度超出標準，但報銷人又能夠提出正當理由，例如簽訂大客戶為企業(yè)帶來額外收入、處理突發(fā)的訴訟、公關事件等，這類費用雖然屬于額外支出但又無法避免，所以需要進行超預算或超額度審批?？梢栽谫M用報銷制度中設定相關超額審批流程，需要報銷人提供附件證據(jù)證明費用支出的必要性，同時設定一定層級的管理層進行特批，財務部方可審批同意。

要點四：報銷單據(jù)的時效性

費用報銷提交的時間并非由財務部控制，而是取決于報銷人何時提起流程。這就產生了一個重大問題：報銷單據(jù)的時效性無法保證。

假如一個銷售人員忙于客戶的拓展與對接，無暇顧及報銷事項，等到自己墊付費用太多時，才想起整理票據(jù)提起報銷流程。財務部在審核時發(fā)現(xiàn)提交的單據(jù)中，有很多是幾個月前的發(fā)票，意味著前幾個月的會計核算數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失，很多已經發(fā)生的費用并沒有體現(xiàn)在財務數(shù)據(jù)中，影響財務分析的結果以及對預算執(zhí)行情況的評價。當這種拖延報銷的情況發(fā)生在跨年時期，會連續(xù)影響兩個年度財務數(shù)據(jù)的準確性，增加財務風險。

也有企業(yè)允許部分崗位的員工向企業(yè)支取備用金，或在項目執(zhí)行的過程中申請小額借款用于項目的零星支出，財務人員需要跟蹤這部分備用金的歸還與借款的清償，避免拖延導致單據(jù)喪失時效性。

還有一些企業(yè)，會要求員工在平時積攢一些發(fā)票，用于報銷沖抵部分薪資獎金，或者在企業(yè)利潤較高時用于沖減利潤。我們先拋開這種行為是否符合企業(yè)經營和財務的合規(guī)性不談，但從單據(jù)時效性方面就無法進行控制。如果是為了調節(jié)利潤，那么這些發(fā)票大概率會在年末最后一個進度進行報銷，積攢的發(fā)票可能包括本年一季度甚至上年度的，這種行為會大大增加企業(yè)的稅務風險。

控制時效性一方面需要強化企業(yè)財務管理制度的執(zhí)行，另一方面也需要財務人員從數(shù)據(jù)分析入手，檢查費用數(shù)據(jù)的異常變化，提示相關風險。

要點五：審批流程的連貫性

在費用報銷的審批流程中，財務部的位置靠近流程的末端，通常會先經過報銷人所在部門的各層級領導審批，然后需要費用歸口管理部門審批，之后流程才會到財務部。所以在進行審批時，需要檢查前置環(huán)節(jié)的人員是否已經審批完畢，各審批環(huán)節(jié)對于此項報銷的意見為何？是否有人在審批意見中提出問題？

企業(yè)會在系統(tǒng)中設定相應的審批流程以及審批人，但對于一些特殊情況，可能需要手工選擇人員進行加簽審批。例如A部門采購一臺設備，與B部門約定共用，這樣設備的采購費用就需要分攤到兩個部門進行核算，但A部門人員提起報銷流程，只需要經過A部門負責人以及設備管理部門負責人審批，并不需要經過B部門，按照費用分攤的原則，此項費用需要經過B部門負責人的承認，所以需要手工將B部門負責人添加到流程中。若財務部審批時未看到B部門負責人審批，意味著這筆費用報銷的前置審批不完善，后續(xù)費用分攤可能會引起兩個部門之間的矛盾，所以需要特別關注類似情況的審批是否完善。

隨著電子發(fā)票的推行，一定程度上方便了各部門報銷流程的提交，但對于財務部來說，則增加了驗證發(fā)票是否重復報銷的工作量。利用合適的系統(tǒng)能夠幫助財務人員對此進行檢驗，但若無此條件，財務人員則需要進行手工登記，避免員工使用一張電子發(fā)票進行重復報銷。

在日常報銷中還有一個常見的問題就是替票，零星的支出沒有發(fā)票，所以找其他發(fā)票進行替代。一般情況下，要盡量避免替票情況的出現(xiàn)；如果無法避免，需要報銷人提交其他輔助證據(jù)證明支出的真實性；若企業(yè)中存在大量替票情況，則應該從源頭尋找解決問題的方法，例如尋找更合適的供應商、在購物平臺開立公司賬戶等。

每家企業(yè)由于業(yè)務差異以及發(fā)展階段的不同，在財務管理力度和內部控制的嚴格程度上會有很大的差別，需要根據(jù)企業(yè)的需求來設計費用報銷流程，把控風險的同時找到簡化各環(huán)節(jié)工作的方法，在日常工作中不斷總結要點、積累經驗，在瑣碎的信息中抓住審核關鍵，才能最大限度提升工作效率。

結束語：費用報銷是個很磨人的工作，發(fā)現(xiàn)的任何流程、單據(jù)上的問題都需要進行溝通，如果溝通不當就會引發(fā)各部門的反感和抵觸。面對這種情況，一方面可以在流程、制度中明確財務部對各項費用報銷所需的信息、資料、原始憑證的要求，另一方面則可以根據(jù)各部門的建議，思考是否需要對現(xiàn)有的流程進行調整，雙向角度的思考才能幫助財務工作更好地推行。