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倉庫/采購/PMC人員必須要知道的庫存管理4個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)

admin
2024年7月29日 9:33 本文熱度 3133

1、庫存數(shù)據(jù)

這是第一個(gè),也是最為關(guān)鍵的信息,然而許多人并沒有認(rèn)知到它的重要性。

庫存信息至少包括了以下的內(nèi)容:

1)產(chǎn)品目錄

某個(gè)SKU是哪個(gè)產(chǎn)品家族的,類型是什么。簡(jiǎn)單地說,就是用在什么地方,或是賣給哪些客戶。如果是原材料,我們通過BOM來實(shí)現(xiàn)控制,按理說是有清晰的原料與成品對(duì)應(yīng)關(guān)系,但是在實(shí)際情況中并非總是如此。

有些原材料之間是可以轉(zhuǎn)化的,例如汽車雨刮器上的橡膠條,有些膠條的材料和性能是一樣的,唯一的區(qū)別是長度。

當(dāng)某種膠條庫存不足時(shí),工廠會(huì)把較長的膠條切短,從而保障繼續(xù)生產(chǎn)。如果這種物料替代沒有被記錄下來,就會(huì)造成庫存管理的失控,缺貨的問題難以解決。

2)物料狀態(tài)

狀態(tài)可以分為:

開發(fā)中:樣件正在開發(fā),還沒有得到工程、質(zhì)量和采購等部門的批準(zhǔn)。

活躍的:樣件已經(jīng)被批準(zhǔn),可以向供應(yīng)商批量采購。

已被替代:原有的物料已經(jīng)發(fā)生了工程變更,被新的物料替代,不可繼續(xù)使用。

不活躍的:該物料已經(jīng)停止生產(chǎn)或銷售。

在以上的狀態(tài)中,除了活躍狀態(tài),其他都應(yīng)該被限制購買。物料的狀態(tài)信息需要被及時(shí)更新,由富有經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行維護(hù)。然而,這項(xiàng)基本的工作可能會(huì)被忽視。

3)采購價(jià)格

采購價(jià)格不是一成不變的,它會(huì)隨著年度降價(jià)或是原材料價(jià)格漲跌而調(diào)整。采購人員應(yīng)該在價(jià)格變動(dòng)之后立即更新,否則當(dāng)供應(yīng)商開票后,財(cái)務(wù)就會(huì)因?yàn)閮r(jià)格不一致而暫停付款,直至問題搞清楚后才能安排打款。這種事后的來回確認(rèn)會(huì)消耗許多時(shí)間精力。

4)供應(yīng)商交貨前置時(shí)間

這是指從供應(yīng)商收到訂單,直到貨物準(zhǔn)備好需要的時(shí)間。如果運(yùn)輸是由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的,這部分時(shí)間也要考慮在內(nèi)。前置時(shí)間不是固定的,它會(huì)隨著外部和內(nèi)部環(huán)境變化而調(diào)整。

在疫情流行期間,許多工廠受到人員不足或物流中斷的影響,導(dǎo)致了更長的交貨期。在春節(jié)假期前后,很多外地工人要返鄉(xiāng)過年,每年這段時(shí)間工廠生產(chǎn)都會(huì)受到波及,交貨會(huì)有延遲。

5)最小起訂量

也就是所謂的MOQ,在開發(fā)產(chǎn)品的階段,供應(yīng)商會(huì)提出一個(gè)最小起訂量的要求,這是為了保障生產(chǎn)效率。此時(shí)供應(yīng)商提出的MOQ可能只是一個(gè)預(yù)估的值,在經(jīng)過了一段時(shí)間的交付后,我們就要重新審核MOQ。

如果最小批量超過了半年的用量,我們就要和供應(yīng)商協(xié)商降低MOQ數(shù)量,如果對(duì)方同意更改,那就可以減少相關(guān)SKU的采購數(shù)量,從而控制住庫存。

6)SKU的預(yù)測(cè)需求量

如果是供應(yīng)了一段時(shí)期的SKU,就能獲取到過去的平均需求量,這是“向后看”。我們可以使用每周消耗量這個(gè)指標(biāo),當(dāng)然也可以使用每日或是每月用量,這根據(jù)企業(yè)自身的情況而定。

相比之下,每周比每日用量更加具有穩(wěn)定性,又比每月用量靈活,因此,以周為時(shí)間單位比較合理。除了看過去的實(shí)際消耗量,我們也要使用需求預(yù)測(cè),這是“向前看”,預(yù)測(cè)未來12個(gè)月的客戶需求。

為了更好地把握需求,可以結(jié)合過去和未來的數(shù)量,使用簡(jiǎn)單平均、移動(dòng)加權(quán)或是指數(shù)平滑等模型進(jìn)行模擬。

7)可用庫存的覆蓋

庫存到底能使用多久?這需要計(jì)算庫存的覆蓋時(shí)間。我們要把全部庫存數(shù)量,包括在倉庫、外部租用倉庫,和運(yùn)輸在途的數(shù)量全部匯總,然后減去需求預(yù)測(cè)數(shù)量,就能算出庫存的可用天數(shù)。由于需求是一直在波動(dòng)的,所以我們要定期更新信息,掌握及時(shí)的庫存覆蓋數(shù)據(jù)。

8)產(chǎn)品生命周期結(jié)束日期

新品問世,就會(huì)有老產(chǎn)品被淘汰。市場(chǎng)部會(huì)提供生命周期結(jié)束的物料,我們需要及時(shí)更新物料狀態(tài),以免造成呆滯庫存。

以上幾點(diǎn)是高效庫存管理的基礎(chǔ)。我發(fā)現(xiàn)許多公司都忽視了其中的某些環(huán)節(jié),強(qiáng)烈建議大家多花點(diǎn)時(shí)間檢查,并定期更新信息。

2、庫存總持有成本

我們總是希望獲得價(jià)廉物美的商品,而現(xiàn)實(shí)中的情況更多是“一分價(jià)錢一分貨”。如果只關(guān)注于價(jià)格,就會(huì)被短期利益蒙住了眼睛,忽略了其他重要的因素,包括以下的方面。

1)交貨前置時(shí)間

較短的交貨時(shí)間可以快速應(yīng)對(duì)客戶的需求波動(dòng)。如果我有兩家供應(yīng)商,價(jià)格相差無幾,但是交貨期不同,我一般會(huì)選擇前置時(shí)間更短的那家。這樣我可以等一陣子再下單購買,不用急著采購。如果在這段時(shí)間里,需求數(shù)量減少了,我就可以避免過量采購。較少的存貨數(shù)量也能減輕庫存管理的壓力。

2)供應(yīng)商的可靠性

有時(shí)候我們會(huì)在現(xiàn)貨市場(chǎng)上詢價(jià),例如運(yùn)輸采購,這是一個(gè)公開的市場(chǎng),許多物流公司都聲稱他們有豐富的運(yùn)輸資源,優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和貼心的價(jià)格。

但在實(shí)際操作中會(huì)發(fā)生一些意外的情況,比如某些物流公司在贏得一次業(yè)務(wù)的報(bào)價(jià)后,在準(zhǔn)備執(zhí)行運(yùn)輸任務(wù)時(shí),會(huì)突然告知當(dāng)時(shí)的報(bào)價(jià)做錯(cuò)了,實(shí)際費(fèi)用會(huì)更高,想要讓客戶批準(zhǔn)新的價(jià)格。

這種行為是很不專業(yè)的,必將招致客戶的反感,即使同意了這次,下一次也不會(huì)使用這家運(yùn)輸商了。除了價(jià)格,交貨時(shí)間的可靠性也很重要,這更多地體現(xiàn)在原材料供應(yīng)商身上。已經(jīng)承諾的交貨期一推再推,這會(huì)消磨客戶對(duì)供應(yīng)商的信心。

3)產(chǎn)品質(zhì)量

不合格的產(chǎn)品會(huì)造成額外的管理成本。在庫存管理方面,不合格品不能用于生產(chǎn)或銷售,在處理意見未確認(rèn)之前,物料只能放置在隔離區(qū)里。

在此期間,供應(yīng)商暫停交付問題產(chǎn)品,工廠也不能進(jìn)行生產(chǎn)裝配,這些相關(guān)的損失往往是被忽視的,因?yàn)樗鼈兒茈y被準(zhǔn)確地量化,卻又是客觀存在的。

3、手工管理采購訂單

由于害怕缺貨,許多公司仍在使用手工下采購訂單的模式。由于人具有自我保護(hù)的心理機(jī)制,害怕由于缺料而受到指責(zé),往往會(huì)過量地下采購訂單,這種現(xiàn)象很常見。

還有一種情況會(huì)導(dǎo)致過量采購,當(dāng)計(jì)劃員的工作量超負(fù)荷時(shí),他沒有足夠的時(shí)間進(jìn)行分析,于是就一股腦地把訂單都釋放出去,以此來緩解缺貨的風(fēng)險(xiǎn)和過重的勞動(dòng)量。

完全依賴于手工管理訂單是不可行的。企業(yè)必須使用系統(tǒng)來管理庫存和采購訂單,讓ERP自動(dòng)計(jì)算需要采購的品種和數(shù)量,然而進(jìn)行人工核對(duì),確保物料的參數(shù)都設(shè)置正確。

人腦并不擅長于重復(fù)性地計(jì)算工作,應(yīng)該把這些事情交給電腦完成,然后由計(jì)劃員進(jìn)行復(fù)核,或是對(duì)于特殊情況進(jìn)行手工處理。

4、讓采購計(jì)劃員坐在庫存旁邊

這不是真的讓計(jì)劃員在庫存旁邊辦公,而是讓他們盡可能地靠近倉庫,離他們負(fù)責(zé)的物料越近越好。

庫存對(duì)計(jì)劃員來說只是一些編號(hào)和數(shù)字,如果沒有多年的經(jīng)驗(yàn),他們很難對(duì)自己采購的物品有深刻的了解,也就難以感受到過量或短缺庫存的影響。

只有讓計(jì)劃員接近實(shí)物的庫存,他們才能每天看到自己負(fù)責(zé)的物料,發(fā)現(xiàn)貨架是空空如也,還是堆積如山。

我曾經(jīng)管理過物料采購的團(tuán)隊(duì),起初計(jì)劃員都是和其他部門的同事在開放式辦公室。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是便于溝通,特別是和市場(chǎng)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等部門很近,方便大家交流業(yè)務(wù)。

但缺點(diǎn)是離倉庫太遠(yuǎn),每次去庫房都要穿越碩大的廠區(qū),所以有些人平時(shí)很少去現(xiàn)場(chǎng)查看物料的情況。不常去倉庫就會(huì)與現(xiàn)實(shí)脫節(jié),計(jì)劃員們意識(shí)不到過量庫存的問題,特別是那些用量較少的Slow moving物料,它們是很容易被忽略的盲區(qū)。

所以有條件的話,我們應(yīng)在倉庫旁邊建一個(gè)辦公室,讓負(fù)責(zé)庫存的人坐在那里,讓他們每天都能看到自己經(jīng)手的物料,對(duì)庫存數(shù)量的變動(dòng)有更加直觀的感受。


該文章在 2024/7/30 10:13:47 編輯過
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