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常見費(fèi)用單據(jù)憑證附件整理規(guī)范

1. 差旅費(fèi)用——必備附件

事前：需有審批簽證后的《出差申請單》

交通票據(jù)（機(jī)票行程單/高鐵票需保持二維碼完整），酒店水單（含入住人姓名、天數(shù)、金額）

出租車票：按日期排序用回形針固定，票面用鉛筆標(biāo)注起止地點(diǎn)

補(bǔ)貼：單獨(dú)附《差旅補(bǔ)貼計(jì)算表》（列明天數(shù)/標(biāo)準(zhǔn)）

2. 業(yè)務(wù)招待費(fèi)—— 必備附件

事前：制定客戶拜訪計(jì)劃，內(nèi)含招待金額，由領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

餐飲發(fā)票需注明「接待對象+人數(shù)」（如：客戶A公司3人），

禁止使用連號定額發(fā)票（超過3張需說明合理性），因?yàn)楝F(xiàn)在定額在餐飲很少出現(xiàn)。

煙酒等大金額的發(fā)票報(bào)銷，需要有特批的文件證明，個人使用的煙酒不可以用于報(bào)銷沖抵。

3. 辦公用品——必備附件

事前：制定采購清單，對于大金額的采購要有比價文件證明。

商品明細(xì)清單，盡量選擇增值稅專票，以便進(jìn)項(xiàng)抵扣，發(fā)票金額要和采購金額保持一致，后面附帶采購單和入庫單。

4. 車輛費(fèi)用—— 必備附件

公司車輛：行駛證復(fù)印件+ETC扣費(fèi)記錄

私車公用：《租車協(xié)議》+里程表照片

核查重點(diǎn):

油費(fèi)發(fā)票需對應(yīng)期間內(nèi)（如：報(bào)銷8月油費(fèi)，發(fā)票應(yīng)為8月開具）

5.員工培訓(xùn)費(fèi)/會議費(fèi)

事前：培訓(xùn)通知書、人員名單、簽字

報(bào)銷附件：培訓(xùn)發(fā)票／會議費(fèi)發(fā)票

和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)簽訂的合同 ，培訓(xùn)日期，員工參與培訓(xùn)的簽到表以及培訓(xùn)內(nèi)容做附件備查

6.憑證裝訂標(biāo)準(zhǔn)

目的：確保憑證整齊、易查閱、便于裝訂存檔，減少財(cái)務(wù)審核和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（1）紙張標(biāo)準(zhǔn)

使用 A4白紙 作為粘貼底單（禁止使用廢紙、便簽紙等）。

所有發(fā)票、單據(jù)必須 平鋪粘貼，不可重疊、折疊或卷曲。

（2）粘貼工具

推薦使用 固體膠棒（避免液體膠水導(dǎo)致紙張變形）。

小票可用 長尾夾/回形針 臨時固定，但最終裝訂前需用膠水固定。

（3）排列順序

按費(fèi)用發(fā)生時間順序 或 金額從大到小 排列。

報(bào)銷單（審批單）放在最上面，發(fā)票在下，輔助單據(jù)（如行程單）在最后。

（4）憑證裝訂3步走

頂層：報(bào)銷審批單（簽字面）  

夾心：發(fā)票（按費(fèi)用類型分組）  

底層：銀行回單（付款后補(bǔ)入）  

每一張規(guī)范粘貼的發(fā)票，每一次高效通過的報(bào)銷，都是對財(cái)務(wù)工作最好的支持，看似麻煩的過程，實(shí)際上能讓你更快的完成報(bào)銷流程，拿到自己墊付的資金，財(cái)務(wù)也能更高效的完成本職工作，不用加班，也是間接為公司省錢了。

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