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文/王懷東

我們?cè)趯?shí)施和使用ERP時(shí)，有一項(xiàng)重要工作，就是要定好編碼的編制規(guī)則，比如對(duì)客戶、產(chǎn)品、物料、供應(yīng)商等等，這些都要有事先編好的編碼，另外，對(duì)單據(jù)編號(hào)也往往要求有一定的編號(hào)原則。但是，編碼問題總是成為我們使用系統(tǒng)中的一個(gè)大問題。那么，我們?cè)撊绾稳ブ贫ň幋a規(guī)則，從而讓ERP系統(tǒng)在實(shí)際使用中不被編碼問題所困擾呢？今天我們就來看看如何管理物料編碼。

 

在手工管理的時(shí)代，編制編碼的原則常常采用有意義編碼法，這個(gè)是可以理解的。因?yàn)槭止つ芴幚淼臄?shù)據(jù)量是無法和ERP系統(tǒng)相比的，我們這時(shí)采用有意義編碼法，可以通過編碼就能了解它所代表的含義，幫助我們更容易查詢、匯總和統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)。比如在客戶編碼中使用一位英文字母來代表地區(qū)，用N代表北方區(qū)、S代表南方區(qū)等等。當(dāng)我們將客戶XX化工廠的代號(hào)編為S1234，只要看到S1234的客戶代碼，就立即可以知道這是在南方地區(qū)的客戶。但是，這種編碼方法也有其局限性。如果XX化工廠從南方搬到北方，就會(huì)發(fā)生困擾。如果將代碼改為N1234，會(huì)造成前后數(shù)據(jù)的不一致，但又不可能將以往的歷史數(shù)據(jù)全部更新；如果為了保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性而不改變?cè)瓉淼拇a，則又破壞了編碼的原則，同樣會(huì)被數(shù)據(jù)的處理所困擾。

 

那當(dāng)我們實(shí)施并使用了ERP系統(tǒng)以后，還需要按有意義編碼法來進(jìn)行編碼編制嗎？根本不需要了，我們可以將編碼中可能會(huì)變動(dòng)的屬性都拿掉，另外以各種特碼來表達(dá)這些屬性。讓系統(tǒng)根據(jù)代碼對(duì)應(yīng)的特碼來做分類、處理、匯總，十分方便，更保持了編碼與系統(tǒng)的長期穩(wěn)定性。當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行到一定階段以后，我們可以很容易地在系統(tǒng)中直接查到各類需要的物料編碼，不需要人工記憶太多的編碼，這個(gè)時(shí)候再采用有意義編碼法的意義就不大了。

 

下面我們來看下物料編碼編制的一些基本原則。

 

一、我們?cè)谥贫ㄎ锪暇幋a規(guī)則時(shí)，有三個(gè)基本原則。

 

1.不要用漢字。

2.不要用特殊字符，除了9個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字和26個(gè)字母，最好不要用特殊字符，這樣可以加快輸入速度，也不容易輸錯(cuò)。

3.物料編碼越短越好。

 

二、物料編碼通用規(guī)則：大類+中類+小類+流水號(hào)+特碼

 

1.分類編碼的長度，也就是確定大類、中類、小類以及流水號(hào)各幾位。在確定物料編碼位數(shù)的時(shí)候，一定要考慮擴(kuò)展的需要。比如現(xiàn)在可能只有7個(gè)大類，但是將來很快就會(huì)超過9個(gè)，所以大類最好用2位表示。

2.分類編碼建議全部用數(shù)字。就像身份證以及銀行卡號(hào)一樣，因?yàn)橛行?shù)字與字母容易混淆，而且數(shù)字的輸入速度比較快。另外用數(shù)字表示，將來修改編碼名字的時(shí)候比較方便。比如現(xiàn)在用BZ代表包裝，將來如果把這個(gè)分類改成別的名字就不方便，而如果用數(shù)字，就只要在編碼規(guī)則文件上修改一下就可以了。

 

三、物料編碼的其它注意事項(xiàng)

 

1.物料編碼的長度最好相等，看起來比較整齊，將來輸入編碼的時(shí)候，如果少了一位，一下子就能看出來。

2.對(duì)于兩個(gè)原材料或者半成品的“唯一區(qū)別”，可在編碼后面加上特碼解決。比如兩個(gè)物料，除了來自于不同的供應(yīng)商，其它都一樣，或者其它都一樣，只是顏色不一樣，對(duì)于類似情況，可以在編碼的后面加上一位或者兩位特碼來區(qū)別。

3.不管是多么相近的兩個(gè)物料，只要在客戶眼中有區(qū)別，就需要對(duì)它們采用不同的編碼和說明。

4.對(duì)于產(chǎn)品來說，把客戶個(gè)性化工作盡量留到接單后去做，不要在編碼上去區(qū)別。

5.設(shè)置“其它”類。

 

特別注意：不要把物料的具體屬性放到編碼里面。

 

比如長度、寬度、高度、厚度、體積、直徑、材質(zhì)、顏色等等，如果把這些屬性放到物料編碼里面，會(huì)帶來很多使用上的麻煩。

 

因?yàn)槲锪系膶傩允怯锌赡芨淖兊模锪暇幋a是不能隨意修改的，所以如果把一些具體屬性放到編碼里面，將來一旦屬性有變化，如果沿用舊的編碼，就容易造成識(shí)別上的誤解，看起來也特別別扭。如果屬性改變以后新建一個(gè)物料主文件，麻煩就更多。因?yàn)樵黾右粋€(gè)物料主文件，很多相關(guān)的主文件都要重建，比如物料/倉庫主文件、貨位主文件，以及物料清單主文件等等，導(dǎo)致工作量非常大，所以把物料的具體屬性放在物料說明里面比較好，因?yàn)槲锪险f明是允許修改的，這樣用起來就比較靈活。

 

我們?cè)谕?/span>ERP系統(tǒng)里面輸入物料編碼的時(shí)候，還要避免三個(gè)問題：

 

1.避免一碼多物。

2.避免一物多碼。如果有兩個(gè)部門處理同一個(gè)物料，就容易導(dǎo)致重復(fù)編碼。

3.避免有物無碼。只要一個(gè)物料有出入庫業(yè)務(wù)，就必須要對(duì)其進(jìn)行編碼。

 

我們?cè)?/span>ERP系統(tǒng)中，如果遵循了上面的原則，避免了上面的問題，那物料編碼管理則不再是困擾我們的問題。

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